Cómo la inclusión digital ayuda a resolver desafíos
Un estudio global descubre las mejores prácticas para diseñar hackatones virtuales con altos niveles de participación y colaboración.
Los eventos de hackathon suelen durar varios días e involucran a cientos o incluso miles de personas que intercambian ideas y critican proyectos. Antes de la pandemia, la mayoría de los eventos se realizaban en persona o mediante una combinación de esfuerzos presenciales y remotos. Pero una vez que la pandemia estuvo en marcha, esos modelos dejaron de ser factibles.
Cuando realizamos un estudio global de más de 68 hackatones totalmente digitales que se llevaron a cabo en 2020, descubrimos una preocupación común entre los organizadores de estos eventos virtuales: ¿Cómo podrían garantizar la mejor participación efectiva de las personas?
Incluso en circunstancias normales, los hackatones requieren pautas claras para facilitar la ideación y la colaboración efectivas. Al tratar de resolver grandes desafíos en un entorno seguro frente a una pandemia, la cuestión de cómo construir experiencias exitosas adquirió una nueva permutación.
Nuestro estudio analizó eventos nacionales y regionales diseñados para desarrollar soluciones innovadoras a la crisis del COVID-19. Por lo general, organizados durante un período de 48 horas, estos eventos requerían que personas, generalmente completos desconocidos, iniciaran sesión y se organizaran en equipos de cinco a diez personas con diversos conocimientos y habilidades.
Cada equipo tuvo que fusionarse rápidamente en torno a un problema relacionado con COVID-19, como la atención médica, la movilidad, la educación o la comunicación, para desarrollar un prototipo de trabajo para presentarlo a un jurado evaluador.
Cada equipo recibió tutoría y retroalimentación durante el proceso. Estos eventos fueron organizados por organizaciones no gubernamentales (ONG), agencias del sector público y startups locales.
Los participantes incluyeron empleados de los grupos organizadores, estudiantes, jubilados y otros voluntarios interesados.
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Sin embargo, diseñar para formatos completamente en línea requería que los organizadores miraran más allá de qué plataformas digitales elegir y qué herramientas adoptar (aunque esos son pasos importantes). Hizo un llamado a un cambio organizacional y de mentalidad para hacer que la colaboración virtual funcione. Y al colaborar con personas que no pertenecen a una sola organización, especialmente en temas de grandes desafíos como las respuestas regionales a la pandemia, era importante reconocer y abordar el tema de la inclusión digital que a menudo se pasa por alto.
Estos hackatones en particular ofrecieron información valiosa sobre cómo lograr que la colaboración remota tenga éxito con participantes que tienen diferentes antecedentes, perspectivas y experiencia con la tecnología. Además, los principios de diseño que surgieron como cruciales para garantizar la inclusión digital (elegir herramientas simples, prestar atención a la incorporación y el apoyo, centrarse en el aprendizaje y la comunidad, asegurarse de que el evento sea escalable y traer la diversión) son aplicables en otras actividades colaborativas situaciones más allá de los hackatones.
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Comprender los desafíos
Los hackatones ofrecen nueva energía para iniciativas relacionadas con una amplia variedad de desafíos sociales. Los eventos relacionados con la pandemia que analizamos facilitaron conversaciones de estilo sprint para ampliar el alcance de posibles soluciones que, de otro modo, se limitarían a las aportaciones de unos pocos expertos. Fueron diseñados a propósito para aprovechar el esfuerzo colectivo de un gran número de individuos diversos .
“Nuestro público objetivo era cualquier persona en el mundo que tuviera una idea y que pudiera participar”, explicó Philippe Linster, CEO de House of Startups, una organización de la Cámara de Comercio de Luxemburgo, y director de Hack the Crisis Luxembourg . El evento de abril de 2020 atrajo a 200 participantes en línea que revisaron 33 ideas de proyectos durante la sesión de 48 horas.
Pero personas de todos los ámbitos de la vida cuentan con un amplio nivel de habilidades y conocimientos digitales. Lisa Mallner, gerente de la organización de desarrollo económico Copenhagen Capacity y líder voluntaria de Hack the Crisis Denmark , dijo que la falta de familiaridad con ciertas herramientas de colaboración en línea marcó efectivamente una brecha digital entre las personas. “Hubo mucha resistencia en torno a cosas básicas, como aprender a usar Slack”, dijo Mallner. Esa resistencia podría haber impedido que se llevara a cabo la colaboración y el intercambio de conocimientos. Los organizadores se vieron obligados a pensar de manera diferente para encontrar soluciones.
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La diversidad de antecedentes también trajo diversas rutinas personales. El formato virtual aumentó la oportunidad para que los padres de niños pequeños participaran, ya que no pasarían 48 horas en un espacio de reunión físico como un almacén, donde a menudo se llevan a cabo hackatones. Pero los padres tienen obligaciones: algunos participantes tuvieron que alejarse para cuidar a los niños y preparar comidas familiares. “La dificultad fue lidiar con la realidad de nuestros diferentes orígenes”, dijo Zhan Liu, participante de Versus Virus en Suiza. Reconocer y acomodar las diversas rutinas personales de los participantes sería fundamental para garantizar una participación virtual acogedora y eficaz.
Cinco principios de diseño para la inclusión digital
Para comprender cómo responder de manera efectiva a los desafíos en el espacio virtual, entrevistamos a una variedad de organizadores y participantes de los eventos globales, que van desde países con infraestructuras tecnológicas deficientes hasta aquellos que están más habilitados digitalmente. Nuestra investigación reveló cinco pautas de mejores prácticas para diseñar compromisos digitales inclusivos para sprints de colaboración. En un mundo que apoya cada vez más las interacciones remotas, estas prácticas ayudan a garantizar que casi cualquier persona pueda participar de manera efectiva, independientemente de su acceso tecnológico, habilidades digitales o antecedentes profesionales.
1. Priorice las herramientas digitales que son fáciles y familiares sobre las herramientas que son nuevas.
Para mejorar la productividad y la colaboración del equipo virtual, los organizadores deben ayudar a los participantes a sentirse cómodos con las herramientas que se les pide que utilicen. Los miembros del equipo deben poder pasar sin problemas de cómo interactúan en el mundo físico a cómo se comunican en un foro virtual.
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Emre Erbirer, líder de eventos en Atölye, una empresa de servicios creativos que coorganizó Hack the Crisis Turkey , explicó que las tecnologías se eligieron en función de «si eran fáciles de usar y si permitían a los equipos adaptar su trabajo de manera significativa». Estos incluyeron Zoom, Slack y Google Slides.
Para muchos eventos, la comunicación se produjo a través de aplicaciones de mensajería instantánea, archivos en bases de datos compartidas, plataformas de videoconferencia y plataformas de gestión de proyectos.
El panorama de las herramientas colaborativas ha crecido considerablemente, pero la introducción de demasiadas opciones nuevas puede ser un error y provocar una sobrecarga tecnológica . Los organizadores tuvieron más éxito cuando se centraron en un pequeño conjunto de productos integrados que permitían una experiencia de usuario fluida e intuitiva.
2. Dedique tiempo y recursos para la incorporación y el soporte.
Los nativos digitales que conforman gran parte de la comunidad de innovación pueden subestimar inconscientemente los desafíos que pueden enfrentar las personas con habilidades digitales limitadas. Es fundamental proporcionar igualdad de condiciones para que la colaboración pueda ser verdaderamente inclusiva e independiente de los conocimientos técnicos previos.
Cuando Binta Moustapha, defensora y educadora de STEM , comenzó a prepararse para un evento de hackathon virtual en Nigeria, sabía que estaría guiando a muchos participantes a través de su primera experiencia con herramientas de colaboración en línea. También sabía que estaría presentando a personas con experiencia digital limitada cómo funciona un evento de colaboración virtual. “Tuvimos que capacitar a los participantes sobre todos los conceptos básicos”, nos dijo. “Los participantes nos pidieron ‘explicar todo como si tuviera 5 años’”. También enfrentó el desafío de la diversidad lingüística: “Nigeria tiene varios idiomas, como hausa, yoruba e igbo, que queríamos hacer seguro que estaban representados «. Como la inclusion digital ayuda a resolver desafios
En todos los eventos, las oportunidades bien diseñadas de capacitación y apoyo fueron clave. Al dedicar mucho tiempo a la incorporación y el soporte de la tecnología, los organizadores del evento pudieron ayudar a los participantes a comprender cómo usar las plataformas de colaboración y las herramientas de mensajería instantánea.
Estas sesiones de incorporación se llevaron a cabo generalmente en línea el día antes de cada evento. Pero el apoyo a la formación no se detuvo ahí. A lo largo de muchos de los hackatones, se asignaron equipos de voluntarios para facilitar los esfuerzos de ideación de los participantes, responder preguntas y ayudar a solucionar problemas técnicos. “Parecía una exageración, pero tener un equipo dedicado para el soporte virtual en tiempo real fue fundamental para permitir la participación activa de todos”, explicó un organizador.
3. Enmarque el proyecto como una experiencia de aprendizaje.
Reconocer que todo el mundo es un principiante es importante cuando se une a personas con una variedad de antecedentes y habilidades. Para algunos, usar la mensajería instantánea será una nueva experiencia; para otros, la creación de equipos en línea no resultará familiar. Reenmarcar el proceso del gran desafío virtual no solo como una forma de abordar desafíos globales complejos, sino como un viaje de aprendizaje para todos ayudó a crear una experiencia común e inmersiva. “El objetivo debería ser fomentar la comunidad y el sentido de pertenencia”, explicó Mustafa Ozer, director de imece, una plataforma de innovación social turca y coorganizador de Hack the Crisis Turkey.
La construcción de la comunidad se puede lograr estableciendo la participación virtual como un ejercicio apoyado por administradores de la comunidad dedicados que pueden facilitar las discusiones y alentar activamente a los participantes a compartir y aprender unos de otros. Con la ayuda de los administradores de la comunidad, Hack the Crisis Turkey desarrolló espacios de aprendizaje en línea a los que los participantes podían unirse libremente cuando quisieran. Dentro de estos espacios de aprendizaje, los gerentes invitaron a oradores sobre diversos temas, crearon puntos de interacción, publicaron artículos relevantes y plantearon preguntas para la discusión. “Cuando los participantes comienzan a relacionarse entre sí sin la facilitación, se sabe que el aprendizaje de la comunidad está comenzando a funcionar”, dijo Ozer.
4. Garantice la escalabilidad.
Es importante considerar la escala al evaluar las opciones tecnológicas. A diferencia de los eventos físicos, los eventos virtuales pueden acomodar a miles de participantes, lo que aumenta la accesibilidad para los participantes no tradicionales, como los padres con niños en casa y los grupos con restricciones financieras que no pueden permitirse viajar.
Pero con el beneficio de un mayor alcance viene la necesidad de escalar en consecuencia. El hackathon #EUvsVirus , un evento regional organizado por la Comisión Europea, atrajo a unos 30.000 participantes que se comunicaron en más de 5.000 canales de comunicación. En Alemania, más de 40.000 personas se inscribieron para participar en el evento #WirVsVirus . Un organizador voluntario nos confió que eventos tan grandes pueden resultar caóticos: “Los participantes no sabían con quién debían hablar para formar un equipo. Ayudar a combinar los talentos adecuados con las ideas adecuadas y coordinar equipos con ideas de proyectos superpuestas fue una gran hazaña «.
Impulsados por estas preocupaciones, los organizadores de Hack the Crisis Austria tuvieron cuidado de seleccionar plataformas y herramientas de colaboración en línea que pudieran manejar grandes multitudes y flujos de trabajo complejos. “La consideración de la escalabilidad definió nuestras opciones tecnológicas”, nos dijo Josine Bakkes, jefa de impacto social de AustrianStartups sin fines de lucro y líder de proyecto de Hack the Crisis Austria. «Vimos cómo otras colaboraciones virtuales se expandían a un ritmo espectacular y se volvían inmanejables». Su grupo optó por una herramienta de comunicación instantánea que, en opinión de Bakkes, podría escalar mejor que otras opciones. El evento austriaco se involucró con éxito con más de 700 personas que generaron más de 50 ideas de proyectos.
5. Reproduzca una atmósfera de diversión.
No subestime la importancia de la diversión para la innovación colaborativa. Cuando hablamos con los organizadores y participantes de hackatones en persona, regularmente enfatizaron el ambiente social y cómo mantuvo a los participantes comprometidos y motivados. “Se trata de la estructura de Wi-Fi, de lo buena que es la comida; se trata de tener masajes gratuitos, recorridos por la ciudad y juegos geniales ”, dijo Jonathan Isenring, cofundador de HackZurich en 2014 y supervisó el evento en línea # CodeVsCOVID19 de 72 horas en Suiza . ¿Cómo se pueden recrear estas cualidades en línea?
Los organizadores de nuestro estudio utilizaron una variedad de tácticas, como sesiones de yoga y meditación en vivo , juegos virtuales, paneles de expertos y talleres sobre temas tan variados como el bienestar, la narración digital y las ideas de presentación. Un hackathon organizó recorridos virtuales por diferentes lugares e invitó a oradores famosos.
Las posibilidades de participación virtual son aparentemente infinitas. Sin embargo, requiere un pensamiento creativo más allá de una réplica simplista de actividades del mundo físico.
Aprovechar los resultados para un impacto máximo
Diseñar para la inclusión digital ayuda a garantizar que diversas voces participen en la resolución de grandes desafíos, pero este es solo el primer paso. El punto es construir contribuciones que resulten en soluciones. Al buscar capitalizar la riqueza que surge durante las colaboraciones virtuales, es importante demostrar autenticidad, con un enfoque claro en la responsabilidad y el seguimiento. Las ideas y soluciones iniciales que se generan deben nutrirse en productos o servicios eventuales.
Una forma de garantizar esto es incorporando iniciativas dentro de sistemas más amplios de innovación para permitir un seguimiento sistemático que se pueda escalar y respaldar de manera adecuada. En el caso de los hackatones COVID-19, descubrimos que los intermediarios organizativos, como las ONG y las agencias gubernamentales, eran los más adecuados para iniciar e implementar tales iniciativas. La Unión Europea también organizó mecanismos de seguimiento del mercado en línea llamados matchathons para conectar soluciones e ideas prometedoras con usuarios finales, inversores, fundaciones y otras oportunidades de financiación para un apoyo continuo. La UE hizo un seguimiento seis meses después con EUvsVirus Launchathon para conectar las soluciones desarrolladas con socios corporativos, compradores públicos e inversores.
Los organizadores descubrieron que preparaban sus eventos para el éxito cuando colocaban el propósito al frente y al centro. “Tuvimos mucho rechazo”, dijo Mallner de Hack the Crisis Denmark. “La gente pensó que lo estábamos haciendo como un esfuerzo de relaciones públicas y que no había nada detrás. Pero perseveramos y terminamos construyendo la mayor colaboración virtual en Dinamarca, asociándonos tanto con el sector público como con el privado. Aproximadamente el 40% de las personas participaron por primera vez «COVID-19
Motivaciones intrínsecas, como el deseo de ayudar, caracterizaron a las personas que estaban dispuestas a invertir su tiempo en estos eventos. Simon Hofer, un participante en el evento suizo # CodevsCOVID19, nos dijo: “Estaba haciendo una lluvia de ideas sobre cómo podría ayudar. Tener un impacto significa que las personas pueden beneficiarse, de una forma u otra, de lo que haces «. Los intermediarios pudieron atraer a una amplia multitud de participantes cuando también aprovecharon la percepción pública de neutralidad y facilitaron ideas y soluciones que reflejaban las necesidades tanto globales como locales.
La digitalización ofrece un alcance sin precedentes a un grupo cada vez más amplio de partes interesadas, y el uso generalizado de soluciones digitales tiene un gran potencial para involucrar a esas partes interesadas en la resolución de grandes desafíos. Sin embargo, aprovechar esta diversidad requiere una conciencia activa de la inclusión digital. Al diseñar colaboraciones con el mínimo común denominador en mente, en términos de tecnología, accesibilidad y facilidad de uso, las organizaciones pueden garantizar que todos estén realmente capacitados para ser un contribuyente potencial.
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