Un enfoque personal para la gestión del tiempo
ELEMENTOS ESENCIALES PARA LOS LÍDERES Y AQUELLOS A QUIENES DIRIGEN
Editado por Rama Ramaswami
Editor Senior, Nueva York
Se espera que los líderes sean productivos. Y según el criterio de la gestión convencional del tiempo, lo son: asisten a reuniones, marcan listas, realizan múltiples tareas en proyectos y administran plazos. ¿Por qué, entonces, no se está haciendo nada? Las interacciones sin sentido, la sobrecarga de información y las distracciones dejan a los ejecutivos demasiado agotados para mucho más, según este artículo de McKinsey. «Cada minuto dedicado a una interacción de bajo valor consume tiempo que podría usarse para actividades importantes, creativas y poderosas», dicen los autores del artículo. La solución puede estar en administrar su atención, no su tiempo. Aquí hay algunas maneras de hacerlo, y tal vez aumentar su eficiencia y disfrute de la tarea como resultado.
UNA IDEA
Elija qué ignorar
Dado que nunca habrá tiempo suficiente para «hacerlo todo», decidir qué no hacer puede ser la decisión más estratégica de gestión del tiempo. Una regla general simple para los líderes es identificar un máximo de cinco cosas en las que enfocarse durante el año y pasar el 95 por ciento de su tiempo haciendo esas cosas. Frankki Bevins y Aaron De Smet de McKinsey sugieren que las organizaciones pueden ayudar estableciendo límites de tiempo para los proyectos, reduciendo el número de tomadores de decisiones involucrados y asegurando que los líderes dediquen la mayor parte de su tiempo a las prioridades de la organización. Ser productivo se trata de tiempo, no de tiempo, dice el psicólogo organizacional Adam Grant en el New York Times: «Así que si estás tratando de superar una tarea aburrida, hazlo después de una moderadamente interesante y guarda tu tarea más emocionante como recompensa para después».
UN GRAN NÚMERO
Ese es el porcentaje de tiempo perdido cada año por los trabajadores del conocimiento debido a las distracciones, para una pérdida estimada de 581 horas por persona. Tanto a los trabajadores remotos como a los de oficina les resulta difícil concentrarse en un trabajo determinado durante mucho tiempo: poco más de la mitad de los encuestados en una encuesta de 600 trabajadores del conocimiento dedican más de una hora a una tarea en un día promedio. El correo electrónico es la principal distracción para todos los trabajadores; las interrupciones de los colegas y el ruido de fondo, como el timbre de los teléfonos, son los peores delincuentes en la oficina, mientras que en casa, la tentación de relajarse, terminar las tareas domésticas o atender las obligaciones familiares encabezan la lista. Incluso una interrupción de tres segundos puede duplicar la tasa de error para las tareas—principalmente debido al cambio de atención de los trabajadores de una tarea a otra.
Para obtener una lista completa de las fuentes y los expertos entrevistados, descargue el resumen ejecutivo completo .
En busca del enfoque perdido
UNA COTIZACIÓN
«Todo lo que tenemos que decidir es qué hacer con el tiempo que se nos da».
Ese es el mago Gandalf en La Comunidad del Anillo de aconsejando a su amigo hobbit Frodo antes de que comience su aventura épica. Una búsqueda para administrar el tiempo en el lugar de trabajo puede no ser tan ardua, pero puede parecer así. En este hipotético día en la vida de un gerente intermedio,
oficinista irremediablemente distraído
Scott picotea constantemente en el buffet de la distraccion tecnologica
el personaje central pasa seis horas en el correo electrónico y las redes sociales; tres horas cambiando entre la televisión, el teléfono inteligente y la computadora; y, profundamente cansado, se queda dormido después de haber revisado su teléfono un total de 150 veces ese día. Aprender a distribuir el trabajo cognitivo en tres «engranajes»: bajo, medio y alto, podría ayudar mucho a este gerente. Pasa la mayor parte del día en marcha media, centrándose en tareas rápidas y cambiando su atención constantemente. Si pasara más tiempo en alta velocidad, podría concentrarse en tareas exigentes durante períodos más largos, aportando más energía mental a la tarea en cuestión.
J. R. R. Tolkien